Email怎么写
文章插图
答:应该是怎样发送电子邮件吧?》?
通常的步骤为:
第一步:打开Outlook Express 。
第二步:单击"工具栏"上"新邮件"图标 。出现下面的窗口 。
撰写新邮件
第三步:填写收件人地址、抄送人地址及邮件主题 。(收件人地址是不可缺省的)
填写收件人地址、抄送人地址及邮件主题
第四步:撰写邮件内容 。例如撰写了如下内容:
撰写邮件内容
如果事先用别的软件已经撰写好附件,可以单击"工具栏"上的"附加"按钮,弹出如下窗口:
附加附件
选中附加的文件后,单击"附件"按钮,将附件附加到邮件中 。
附加附件后的新邮件
第五步:单击"工具栏"上的"发送"按钮,发送邮件 。
email的格式怎样写love0725@126.com
shuaishaokang@yahoo.com.cn
X@B.com
X@B.com.cn
X代表你登陆邮箱的帐号
B代表你申请邮箱的网站
email格式怎么写name@address
name为你的帐号名称
address为你申请邮箱的网站域名
中间用@隔开
比如 123@163.com、abc@yahoo.com.cn等
Email的格式怎么写商务电子邮件格式
一、关于主题
1. 一定不要空白标题 。
2. 2. 标题要简短,不要让outlook用….才能显示完标题 。
3. 3. 最好写上来自**公司的邮件,以便对方一目了然,又便于留存 。时间可以不用注明,一般邮箱会自动生成,写了反而累赘 。
4. 4. 标题要能真实反映文章的内容和重要性,切忌使用含义不清的标题 。
5. 5. 一封信尽可能只针对一个主题,不在一封信内谈及多宗事情,以便于日后整理 。6. 可适当用使用大写字母字符(如“* !”等)来突出标题,引起收件人注意,但应适度,
6. 特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼 。
7. 7. 回复对方邮件时,应当根据回复内容需要更改标题,不要RE一大串 。
8. 8. 最重要的一点,主题千万不可出现错别字和不通顺之处,切莫只顾检查正文却在发出前
9. 忘记检查主题 。
10.
11. 二、关于称呼与问候
12.
13. 1. 恰当地称呼收件者,拿捏尺度 。
14. 2. 邮件的开头要称呼收件人 。在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL 。
15. 关于格式,称呼是第一行顶格写 。3. Email开头结尾最好要有问候语
16. 最简单的开头写一个HI, 中文的写个“你好”或者“您好”,开头问候语是称呼换行空两个写 。
17. 结尾常见的写个Best Regards,中文的写个“祝您顺利”之类的 。若是尊长应使用“此致敬礼” 。注意,在非常正式的场合应完全使用信件标准格式,“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或者换行开头空两格,而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写 。
18. 三、正文
19.
20. 1. Email正文要简明扼要,行文通顺 。
21. 若对方不认识你,第一件应当说明的就是自己的身份,姓名或你代表的企业名称是必须
22. 通报的以示对对方的尊重,点名身份应当简明扼要,最好是和本邮件以及对方有关,主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意 。
23. Email正文应简明扼要的说清楚事情,如果具体内容确实很多,正文应只作摘要介绍,然后单独写个文件作为附件进行详细描述 。
24. 正文行文应通顺,多用简单词汇和短句,准确清晰的表达,不要出现让人晦涩难懂的语句 。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件 。
25.
26. 2. 注意Email的论述语气
27. 根据收件人与自己的熟络程度、等级关系;邮件是对内还是对外性质的不同,选择恰当的语气进行论述,以免引起对方不适 。
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尊重对方,请、谢谢之类的语气要经常出现 。
3. Email正文多用1234之类的列表,以清晰明确 。
如果事情复杂,最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明 。保持你的每个段落简短干练 。
4. 一次邮件交待完整信息
最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚,说准确 。
5. 尽可能避免拼写错误和错别字,注意使用拼写检查
这是对别人的尊重,也是自己态度的体现 。在邮件发送之前,务必自己仔细阅读一遍,检查行文是否通顺,拼写是否有错误 。
6. 合理提示重要信息
7. 合理利用图片,表格等形式来辅助阐述 。
对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件,单纯以文字形式很难描述清楚 。可以配合图表加以阐述 。
四、附件
1. 如果邮件带有附件,应在正文里面提示收件人查看附件 。
2. 2. 附件文件应按有意义的名字命名,最好能够概括附件的内容,方便收件人下载后管理 。3. 正文中应对附件内容做简要说明,特别是带有多个附件时 。
3. 4. 附件数目不宜超过4个,数目较多时应打包压缩成一个文件 。
4. 5. 如果附件是特殊格式文件,因在正文中说明打开方式,以免影响使用 。6. 如果附件过大(不宜超过2MB),应分割成几个小文件分别发送 。
5. 五、语言的选择和汉字编码
6.
7. 1. 只要必要的时候才使用英文邮件 。
8. 2. 尊重对方的习惯,不主动发起英文邮件 。
9. 3. 对于一些信息量丰富或重要的邮件,建议使用中文,准确表达邮件中涉及的问题 。4. 选择便于阅读的字号和字体 。
10. 中文用宋体或者新宋体,英文就用Verdana 或者 Arial字型,字号用五号或10号字即可 。不要用稀奇古怪的字体或斜体,最好不要用背景信纸,特别对公务邮件 。
11. 六、结尾签名
12.
13. 1. 签名信息不宜过多 。
14. 电子邮件消息末尾加上签名是必要的 。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息,但不宜行数过多,一般不超过4行 。
2. 不要只用一个签名档
对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来,签名档应该进行简化 。过于正式的签名档会让对方显得疏远 。你可以在OUTLOOK中设置多个签名档,灵活调用 。3. 签名档文字应选择与正文文字匹配,字号一般应选择比正文字体小一些 。
七、回复技巧
1. 及时回复Email
2. 收到他人的重要电子邮件后,即刻回复对方一下,往往还是必不可少的,这是对他人的尊重,理想的回复时间是2小时内,特别是对一些紧急重要的邮件 。
3.
4. 对每一封邮件都立即处理是很占用时间的,对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理,但一般不要超过24小时 。如果事情复杂,你无法及时确切回复,那至少应
5. 该及时的回复收到,说明正在处理 。
6.
7. 如果你正在出差或休假,应该设定自动回复功能,提示发件人,以免影响工作 。
8. 2. 进行针对性回复
9. 当答复问题的时候,最好把相关的问题抄到回件中,然后附上答案 。
10. 3. 回复不得少于10个字
11.
12. 4. 不要就同一问题多次回复讨论
13. 如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次,这只能说明交流不畅,说不清楚 。此时
14. 应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断 。电子邮件有时并不是最好的交流方式 。
15.对于较为复杂的问题,多个收件人频繁回复,发表看法,把邮件越RE越高,这将导致邮件过长不可阅读 。此时应立即对之前的讨论的结果进行小结,删减不必要的内容,突出有用信息 。
16. 5. 要区分Reply和Reply All (区分单独回复和回复全体)
17. 如果只需要一个人知道的事情只需单独回复 。如果你对发件人提出的要求做出结论响应,应该reply all, 让大家都知道,不要让对方帮你完成这件事情 。
18. 如果你对发件人提出的问题不清楚,或者有不同的意见,应该与发件人单独沟通,讨论好了再告诉大家 。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件 。
19. 点击“回复全部”之前,要再三确定 。
20. 6. 主动控制邮件的来往
21. 为避免无谓的回复,浪费资源,可在文中制定部分收件人给出回复,或在文末添上以下
22. 语句:“全部办妥”、“无须行动”、“仅供参考,无需回复” 。
八、正确使用发送、抄送、密送 。要区分TO和CC 还有BCC(区分收件人、抄送人、密
送人)
1. TO的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的,理应对邮件予以回复响应 。
2. 2. 而CC的人则只是需要知道这件事情,CC的人没有义务对邮件予以响应,当然如果CC的人有建议,当然可以回复 。
3. 3. 而BCC是密送,即收件人不知道BCC为何人 。用在特殊情况 。
4. 4. TO,CC中的各个收件人的排列应遵循一定的规则 。比如按部门、按等级从高到低或从低
5. 到高都可以 。5. 只给需要信息的人发送邮件,不要占用他人的资源 6. 转发邮件要突出信息
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