商务信函的基本格式包括哪些要素商务信函最常见的两种格式是什么? _经验分享

商务信函的构成要素及格式:英语商务信函是商务活动中常见的商务交流媒介。是一种通过电脑或打印机“书写”来完成的人际交往。实际上，商业信函是一种“推销”信函。作者总是在销售或宣传一些东西，可能是一种产品，一项服务，一个想法，甚至是建立他的公司或组织的形象。
好的商务信函就像是在与读者交谈。这种交谈成功与否，目的能否实现，关键取决于信函中信息的表达方式和内容。要写好商务信函并非轻而易举，不仅应具备相关的业务知识，掌握好法规和条款等，还应具备扎实的语言基础，熟悉信函的书写形式和行文要求。
商务信函与普通作文的写法不同，它要求用简洁的语言来表达，不求华丽的词语。在商业活动中，时间就是金钱，效率就是生命。因此，简洁的表达语言与掌握分寸是重要的。
一般不需要礼节性的寒暄，比较好是开门见山，直入主题。好的商务信函应体现以下几个特点:易读易懂;语气真诚、友好、客气;语言简朴、朴实、自然或生动、有趣、有吸引力;内容清晰、准确、具体;行文正确、完整、不花哨。
这种书信的格式和写作要求比较严格，要特别慎重对待。比较好使用公司的信纸来打印商业信函。好的商务信函的写作必须做到结构和格式正确、行文段落清晰、文字简洁并谦逊有礼。需要注意的是，时下商务信函的流行趋势行文不必过于正式，但务必简洁明了，也可以使用一些约定俗成的英文缩写。
商务信函的构成大体上可分为两部分:必要部分和附加部分。必要部分是指在一般情况下不可缺少的部分;附加部分是指根据具体对象、情况、内容的实际需要而增加的部分，这些部分可视情况而定，不是必须都有。
1)Letterhead/Heading(信头)
信头又称信端，指印刷在公司信纸上的文字，一般位于信纸的上方正中，但也可在右上角或左上角。信头一般包括公司的地址(Writer's Address)、邮政编码、电话、传真号码及电子邮件、网址等内容。信头的设计要美观、简洁。正式信函只在第一页信纸上打印信头，其他续页可用空白信纸，只需写上页码、收信人名称及日期即可。公司业务信函用纸一般印有信头，不必另外再写。
2) Serial Number/Reference Number(参考编号)
为了存档的需要，有时可能用到文档号、保单、发票或订单号的索引栏。这一部分是为了明确责任，便于信函管理，以便发信者或收信者日后取阅参考。参考编号是收信人和打字员姓名的第一个字母(大小写均可)，档案或部门编号也可以包括在内，例如EH/sr, EH/SR,EH/SR168等。
3) Date(发信日期)
日期不可省略或漏写，一般应打印在信头或寄信人地址下方适当的位置。在正式信函中，月份比较好不要使用缩写，也不可用数字来代替，必须完整地写出来。如全部使用数字表示日期，容易引起误解。日期有两种写法:英式为“25 April, 2010”，美式为“April 25, 2010”.在非正式信函中，月份可以缩写。
4) Inside Address(信内收信人地址)
写信内地址既便于避免差错，又便于收件人归档。信内地址通常位于信纸的左上角(日期下方)，包括收信人的姓名、职位、公司名称和地址(有时也会注明邮政编码) 。由于不同国家书写地址的习惯不同，收件人的地址应按照对方公司信纸中的信头书写，切勿擅自更改或编写。特别投递信函的方式也应在信内地址之上注明。根据需要，可以在地址的上方写明这封信函的特殊性，比如SPECIAL DELIVERY(邮件快递)、CERTIFIED MAIL(确保邮件)、AIRMAIL(航空邮件)，或PERSONAL(私人信函)、CONFIDENTIAL(机密信函)等。书写信内地址的一般顺序为:
Name of the addressed person(收件人姓名)
Title of the addressed person(收信人职位、头衔)
Name of the organization(单位名称)
Street number and name(门牌号码、街道名称)
City, state and postal code(城市、州/省、邮编)
Country of destination(所达国家的名称)
例如:Professor Zhao Li
Business College of Shanxi University
Taiyuan, Shanxi, PRC 030031
5)Attention Line(指定收信人姓名)
“指定收信人”即“经办人” 。这是发信人要求特定的人或部门注意时用的，表示“请某人查阅” 。商务信函虽然是写给某公司或机构的，但具体事务得由某个部门或个人来负责，所以注明收信人可加快信函的办理。指定收信人姓名的写法如“Attention: Mr. Thomas Green”, "Attention: Mr.”Thomas Green, Sales Manager”, “Attention: Personnel Manager”，或“Attention of Personnel Manager”.
6)Salutation(称呼)
称呼是指写信人对收信人的称呼，其位置在信内地址下方两至三行处。对收信人的称呼根据不同情况有所变化。正式称谓:Dear Mr./Ms./Mrs./Miss+姓氏，如“Dear Mrs. White” 。但是切忌姓和名一起称呼。称呼女性时，比较好用“Ms.”.非正式称谓:如果是熟人，也可以相互直呼其名字，如“Dear Tom”.
如果发信人不知道收信人的具体名字或不必要写明时，可以称呼为“Dear Sir”, “DearMadam”, “Dear Sir or Madam”, “Dear Human Resource Manager” 。如果同时发送给多位收信人，也可以称呼“Ladies and Gentlemen”, “Dear Customer（s）”, “Dear Reader(s)”等。
7) Subject Line(主题栏/事由)
事由或主题栏的目的是便于收信人迅速了解信文的主要内容，有利于迅速处理信函，同时也便于存档或查阅。这部分可用大写、斜体、下划线。有些人在主题前加上“Re:”，意思是“关于”，即事由。例如:
Re: Your Order No. 568 for 60 Japanese Cars
8)Letter Body(正文)
正文是信函的主体，表达写信人的愿望、要求、目的等，是商务信函的重要部分，必须分好段落认真撰写(一个段落一个话题) 。除推销函外，商务信函通常只有一页的长度。如果内容超过一页，就要使用续页。注意，第二页上的收信人姓名和发信日期必须和第一页上的一致。第二页至少要包括三至四行正文的内容，不要将段落的某一行留在上一页或下一页开始处，要尽量在新的一页开始新的段落。绝不可以单独使用续页书写结束敬语和署名，而且商务信函也绝不允许两面撰写。
9)Complimentary Close(客套结束语/结尾敬语)
结尾敬语相当于中文书信信末的“……敬上”等词。结尾敬语通常紧贴信文后一两行处书写，可加逗号，但为了打字更加便捷，如今的商务信函常常省略逗号(宽式/开放式标点)，但要和信件开头的称呼、地址等一致，均使用开放式标点。根据发信人和收信人的关系，常见结尾敬语有:
Best regardsYours
With kind regardsCordially
Cordially yoursSincerely
Sincerely yoursYours sincerely
Truly yoursYours truly
Faithfully yoursRespectfully
Yours respectfullyVery respectfully
10)Signature(签名/署名)
所有商务信函的写信人都必须在结尾敬语下亲笔签名。在正式信函中，还要在手写签名之下打印上自己的签名及职位和头衔，如代表单位，可把公司或商号名称的首字母大写打印出来。这样能使对方感到重视此事，严肃认真，也能使人感到亲切，便于沟通。例如:
(Signature)
Richard Owen
Marketing Manager
The Eastern Trading Co
(Signature)
Catherine Ostler
Coordinator, ESL Program
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