公文写作中的格式抄报和抄送的区别 _经验分享

一、公文格式中常见的问题分析
(一)公文格式组成部分中常见的问题
1、眉首部分
（1）发文单位标志。集团公司的子公司的发文单位标
识字号应小于”共创实业集团有限公司” 。但有的子公司没
有注意，其发文单位标识字号比集团公司的还大。
（2）发文字号。上行文的发文字号居左排列，左空一
字，但这一点往往被忽略，左空不是多就是少；括年份应使
用六角括号”〔〕”（”〔〕”在”标点符号”里）,而经
常用圆括号”（）”或方括号”[]” ，如”共发（2008）2
号”、”共通字[2008]5 号”；
便函的发文字号置于红色反线下1行版心右边缘顶格标
识，可是有的将发文字号置于红色反线上，有的标识时没有
右顶格到边缘。
（3）签发人。有的公文将”签发人”标识为”签发” ，
【公文写作中的格式抄报和抄送的区别】有的将签发人姓名居前，如”签发：某某”、或”某某：签
发”；还有的签发人姓名字体不是楷体。规范的标识应为：
“签发人”用 3号仿宋字体标识，后用全角冒号，冒号后用
3号楷体标识签发人姓名。
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（4）红色反线。党的文件红色反线中间为一红色五角
星，可是有的单位党政不分，行政公文也使用中间有红色五
角星的反线，这是不对的。
2、主体部分
（1）标题。常见的问题是：
一是字体字号不规范，有用黑体的，有用宋体加粗的；
有用二号字的，也有用小二号字的，不一而足。《公文格式》
规定公文标题用 2号标宋体字。
二是标题中滥用书名号等标点符号，《公文格式》规定
除法规、规章名称加书名号外，标题中一般不加书名号；有
的单位报送年度工作总结也用书名号括起来，有的标题中还
有顿号、逗号等标点符号,都是不允许的。
（2）正文小标题。《公文格式》规定公文正文内容结
构层次为：”一、”、”（一）”、”1、”、”（1）” 。
《格式》规定小标题使用 3号标准宋体字或黑体字，但对四
个层次的标题字体没有区别，建议一级标题用宋体加粗，二
级标题用宋体加粗(或黑体) ，三级、四级标题用仿宋体加粗。
另，经常出现：”（一）、”、”（1）、”等现象。
（3）附件。附件一般在正文之下空一行标识，附件名
称后不加标点，但常见的问题是没有与正文空开一行或空二
行，有的经常在名称后加句号，还有就是没有在附件左上角
标明”附件”或者”附件×”字样。
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（4）成文日期。
位置问题：纵向与正文的距离依印章的大小而定，其标
准为印章盖在成文日期上，印章上弧线距正文不到 1行的空
白。如空白过大，就容易被加入其他内容。但在实际操作中，
成文日期往往与正文拉的距离过大。
时间问题：不能随意写上时间。一种是签发时间；一种
是形成决定或决议的会议时间。
写法问题：另一个常见的问题是将”零”写作”O” ，
如”二 OO 八年四月十五日” ，正确的写法应为”二○○八
年四月十五日” 。
（5）印章。印章要端正、清晰地盖在成文日期的上方，
并做到上不压正文，下压成文日期的年、月。常见的问题是
盖章不清晰，不居中，不端正，或上下压文等,还有将印章
盖到成文日期以外。
3、版记部分
（1）主题词。常见的问题是主题词、词目均用黑体标
引，且词目之间空格不均。规范的标识”主题词”三字用黑
体，词目用标宋 3号字体，词目间空一字。
（2）送或抄送单位。常见的问题是有的公文还将”抄报”
和”抄送”分开，而不是统一为”抄送”；有的抄送机关较
多回行时顶行，而不是与冒号后的抄送机关对齐；再有就是
最后一个抄送机关经常不标句号。
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（3）印发单位和印发时间。印发单位和印发日期在抄
送机关之下，印发单位左空一字，印发日期右空一字，但有
的公文经常将二者左右顶格。
（二）公文组成部分标识规则中常见的问题
1、排版装订。公文用纸应采用国标标准 A4 型（210mm
×297mm），一般每个页面排 22 行，每行 28 个字，双面印
刷，左侧骑马装订或粘贴。目前存有页面排版不整齐，行数
和每行字数不一、左侧明订、订位不正等问题。
2、页码。置于版心下边缘之一行，单页码居左空一字，
双页码居右空一字，目的是方便阅读，但有很多公文的页码
一律居中。
3、表格。公文正文中如有表格，需要将其从中抽出作
为公文的附件单独表述。正文中穿插表格，往往隔断公文前
后意思的联系而造成阅读上的不便。但有的公文中经常穿插
一些表格。
（三）公文格式中常见的其他问题
1、数字。一般情况下，在公文中主要使用阿拉伯数字，
如表示数量、长度、高度、面积、体积、重量和百分比等。
词、词组、成语、惯用语、缩略法和具有修辞色彩语句中作
为词素使用的数字应用汉字。
2、名称。公文中第一次出现人名、地名、组织机构名
均应全称，使用简称必须是约定俗成的规范化简称。为方便
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行文，如名称较长，可在第一次使用时说明”以下简称为×
×××” ，再次使用时用简称。
3、时间。尽量避免使用一些交待不够清楚的时间概念，
如”去年”、”前天”等，而应写明具体的年、月、日。
4、标点符号。有将间隔号”·”写为点号”.”的，如
“11·8” 事件写为”11.8″事件。还有的连接号使用不规
范，如”2008 年 2 月 2 日-6 日” ，使用连接号，应占一字
的位置，并上下居中。
二、行政公文格式
（一）范围
《公文格式》规定了公文通用的纸张要求、印刷要求、
公文中各要素排列顺序和标识规则。
《公文格式》引用标准为国家标准，即 GB/T148－1997 。
（二）标准定义
《公文格式》标准定义为：
1、字（word）：标识公文中横向距离的长度单位。一
个字指一个汉字所占空间。
2、行（line）：标识公文中纵向距离的长度单位。标
准是以 3号字高度加 3号字高度 7/8 倍的距离为一基准行。
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（三）公文用纸主要技术指标
公文用纸一般使用的纸张定量为 60g/m2~80g/ m2 的胶
版印刷纸或复印纸。纸张白度为 85％～90％，横向折度≥15
次，不透明度≥85％， PH 值为 7.5~9.5 。
（四）公文用纸幅面及版面尺寸
1、公文用纸幅面尺寸：公文用纸采用 GB/T148 中规定
的 A4型纸，尺寸为 210mm×297mm ，尺寸允许偏差见 GB/T148 。
2、公文页边与版心尺寸：
公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm
公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm
版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）
（五）文中图文的颜色
未作特殊说明公文中图文颜色均为黑色。
（六）排版规格与印刷装订要求
1、排版规格
正文用 3号仿宋体字，一般每面排 22 行，每行 28 个字。
2、制版要求
版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不
斜，误差不超过 1mm 。
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3、印制要求
双面印刷；页码套正，两面误差不得超过 2mm 。黑色油
墨应达到色谱所标 BL100％，红色油墨应达到色谱所标 Y80
％， M80％。印品着墨实，均匀；字面不花、不白、无断划。
4、装订要求
公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱
落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过 4mm 。骑马
订或平订的订位为两钉钉锯处订眼距书芯上下各 1/4 处，允
许误差±4mm 。平订钉锯与书脊间的距离为 3mm～5mm；无坏
钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。裁切
成品尺寸误差±1mm ，四角成 90 度，无毛茬或缺损。
（七）公文中各要素标识规则
将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。
置于公文首页红色反线（宽度同版芯，即 156mm）以上的各
要素统称为眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不
含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称
版记。
1、眉首
（1）公文份数序号
公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的
顺序编号。用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第 1行。
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（2）秘密等级和保密期限
如需标识秘密等级，用 3号黑体字，顶格标识在版心右
上角第 1行，两字之间空 1字；如需同时标识秘密等级和保
密期限，用 3号黑体字，顶格标识在版心右上角第 1行，秘
密等级各保密期限之间用”

公文写作中的格式 抄报和抄送的区别

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