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近两年真人秀很火,其中有一档职场真人秀叫做《令人心动的offer》,节目中展示了很多职场人都会犯的常见错误,比如会议记录写不好,邮件撰写不规范等等 。今天我们来讲一讲,职场人常踩的邮件坑都有哪些 。
《令人心动的offer》中实习生都踩了哪些坑?
写错收件人
实习生王颖飞填错收件人,本来该发给带教律师的,却错发给了中年级律师群 。
忘记附上附件
坑1:写错收件人
实习生王颖飞把修改后的稿件发给带教律师,在邮件的最后却没有附上本该有的附件文档 。
写错重要名称
丁辉的稿件虽然内容上来说算是最佳,但他把公司名称写错了,把自己公司的签名「君合律师事务所」写成了「君和律师事务所」 。
没有及时回复邮件
一共8位实习生,只有2位按时交了作业,其他6位都没有按时回复邮件 。
那么问题来了,如何才能写就一封好邮件呢?
打开Outlook邮件,我们可以看到,一封正式的邮件总共分为四个部分:
1)发件人
2)主题
【职场发错邮件怎么办 回复老板升职加薪的邮件】3)正文
4)附件
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人在职场走,哪有不踩坑的,看似很简单的4个部分,却有许多需要注意的点 。
注意收件人、抄送人
抄送人不需要对邮件做出反馈,只需要知晓即可,而收件人则是需要知晓并且对邮件做出反馈的人 。
这里还隐藏着一个收件人的排序小彩蛋需要大家注意,一般来说,职级越高的收件人排在越前面,职级相同,则按照姓氏顺序排列 。如果是涉及到对外的邮件,那么就要以客为先,客户排在前面 。
注意正确描述主题
这里有一个万能公式大家可以套用:需要对方如何处理+时间+事件名称
比如:
【请审核】XX应用市场合作协议20210507
【请批准】2021年最佳雇主直播活动方案
邮件标题言简意赅,收件人只看标题就知道接下来需要对邮件做出什么样的反馈动作 。
注意正文
1、除了常有的称呼和事件细节描述之外,一定要在最后总结一下在什么时间点希望对方做出什么样的回复 。
举个栗子:
关于XX应用市场首页banner的投放合作协议,希望能在2021年5月15日17:30及时审核并作出修改意见 。
2、邮件正文的末尾最好附上自己的签名落款——自己的姓名、邮箱、联系方式等,方便对方在有疑问的时候可以及时地找到沟通渠道 。
注意附件
不少职场人最常犯的错误一定是忘记附上附件!这个事儿小编自己也犯过很多次 。
所以,一定要在最后发送邮件之前再三确认是否需要附上附件 。
另外还有两个需要注意的点分别是附件的命名和附件的文件类型 。
1、附件如何命名
附件命名最好是有一定的格式,比如【会议纪要】新媒体选题会20210501 。
2、附件类型
附件的类型也需要注意一下,某些文件类型可能得用专用的软件才能打开,最好是转换成常见的文件类型以方便对方阅读 。
注意检查错别字
最后的最后,一定要注意检查错别字
有几个特别注意检查重要的地方——姓名、职称,搞错了名字和职称,那就太尴尬了 。
职场第一步,邮件写写好!上面这些邮件礼仪,你都学会了吗?听说有人就是因为邮件写的好,升职加薪特别快呢!
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